대기업과 달리 전문 인력을 갖추기 어려운 소규모 사업자들 사이에서 AI 도구를 행정 업무의 보조 수단으로 활용하는 사례가 늘고 있다. 회계, 디자인, 시장 조사, 제품 개발까지 사업 운영에 필요한 역량의 폭은 광범위하지만, 1인 사업자나 소규모 팀은 이 모든 분야의 전문가를 고용할 여건이 되지 않는다. 현재 AI 모델들은 이러한 과제에서 ‘충분히 쓸 만한’ 수준에 도달했으며, 특히 반복적인 사무 처리에서 시간 절감 효과가 두드러진다.
런던에서 수학·철학 개인 교습을 병행하는 자선단체 직원 샘 피네건-덴(Sam Finnegan-Dehn)의 사례가 이를 잘 보여준다. 그는 수업 준비, 청구서 발송, 새로운 학습 자료 탐색 등 수업 외 업무를 처리하면서 클로드(Claude), 챗GPT(ChatGPT) 등 다양한 AI 도구를 사용해 봤다. 현재는 교습 노트가 저장된 플랫폼과의 통합이 용이한 노션 AI(Notion AI)를 주로 활용하고 있다. 학생 동의를 얻어 수업 회의를 녹음하고 AI 요약본을 교수 전략 개선에 활용하는 방식, 연간 목표를 달성하기 위한 단계별 계획 생성 등이 실제 사용 사례다. 다만 그는 노션 AI의 일부 기능이 “어색하다(clunky)”고 평가했으며, AI 부가 기능 비용으로 월 20달러가 추가된다고 밝혔다.
AI가 소규모 사업 운영에 기여하는 영역은 단순 노트 정리에 그치지 않는다. 미국 애리조나주 유마의 공예품 가게 그랜드마스 퀼트샵(Grandma’s Quilt Shop)은 공예 전문 소프트웨어 스위트인 레인(Rain)을 활용해 원단 상품의 설명 문구와 가격을 자동 생성하고 있다. 운영진에 따르면 이 도구 덕분에 상품 등록 시간이 60~80% 단축됐다. AI 도구 선택 시에는 노트와 데이터가 어떤 플랫폼에 있는지를 먼저 파악하고, 그 환경에 맞는 도구를 고르는 것이 중요하다. 결제 처리처럼 정확성이 중요한 영역에서는 검증된 기성 솔루션이 AI보다 안전한 선택일 수 있다.
AI가 모든 문제를 해결해 주지는 않는다는 점도 분명히 해야 한다. 오류와 환각(hallucination) 현상은 여전히 발생하며, 민감한 정보를 온라인 AI에 입력할 경우 데이터 유출 위험도 있다. 전문가들은 정확성이 요구되는 업무는 사람이 직접 관리하고, 민감 정보는 로컬 모델 활용을 검토하라고 조언한다. AI 도입의 핵심은 비용 대비 효익을 냉정히 따지는 것이며, 내부 역량이 부족한 반복 업무부터 순차적으로 시도하는 방식이 실용적이다.
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